De meeste contacten met je accountant gaan over de dagelijkse werking van je zaak: btw, jaarrekening, fiscale optimalisatie. Maar op bepaalde scharniermomenten in het leven van een vennootschap schrijft de wet een extra controle voor door een onafhankelijke beroepsbeoefenaar. Dat noemen we een bijzonder mandaat. Een overzicht van de situaties waarin je ermee te maken krijgt.
Je vennootschap ontbinden en vereffenen
Stop je met je activiteit, of ga je met pensioen zonder overnemer, dan moet de vennootschap ontbonden en vereffend worden. Het bestuursorgaan stelt daarvoor een verslag op met een staat van activa en passiva die niet ouder is dan drie maanden. Een gecertificeerd accountant of bedrijfsrevisor controleert die staat en maakt een verslag op over de getrouwheid ervan. Zonder dat verslag kan de notaris de ontbinding niet verlijden.
Zijn alle schulden betaald of is er een regeling voor getroffen, dan kan de ontbinding en vereffening in één akte gebeuren. Dat bespaart tijd en kosten. Een goede voorbereiding maakt hier het verschil: wie zijn balans vooraf opschoont, vermijdt verrassingen bij de notaris.
Je vennootschapsvorm omzetten
Soms past de huidige rechtsvorm niet meer bij de onderneming. Een vennootschap groeit, neemt partners op of wil net eenvoudiger worden. De omzetting naar een andere vorm vraagt opnieuw een staat van activa en passiva en een controleverslag van een commissaris, bedrijfsrevisor of gecertificeerd accountant. Daarin wordt onder meer nagegaan of het nettoactief niet lager is dan het vermelde kapitaal of eigen vermogen.
Andere momenten waarop een verslag nodig is
Ook bij een aantal andere verrichtingen voorziet het Wetboek van vennootschappen en verenigingen een tussenkomst van een gecertificeerd accountant of bedrijfsrevisor. Denk aan bepaalde fusies en splitsingen, een inbreng van een bedrijfstak of een uittreding ten laste van het vennootschapsvermogen. Welke beroepsbeoefenaar bevoegd is, verschilt per verrichting. Wij zeggen je eerlijk wanneer je bij ons terechtkan en wanneer je een bedrijfsrevisor nodig hebt.
Waarom de onafhankelijkheid telt
Een bijzonder mandaat is geen formaliteit. Het verslag beschermt de aandeelhouders, de schuldeisers en jou als bestuurder. Daarom moet het worden opgesteld door iemand die niet betrokken is bij de dagelijkse boekhouding van de vennootschap. Wordt jouw boekhouding bij ons gevoerd, dan verwijzen we je voor het verslag naar een confrater. Werk je met een ander kantoor, dan kan je voor het mandaat bij ons terecht.
Begin op tijd
Een ontbinding of omzetting neemt doorgaans enkele weken tot maanden in beslag, afhankelijk van de staat van de boekhouding en de agenda van de notaris. Door vroeg te starten vermijd je dat de staat van activa en passiva verloopt en opnieuw moet worden opgesteld. Op onze pagina over bijzondere mandaten lees je hoe we zo’n traject aanpakken.