Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan andere ondernemingen als gestructureerde elektronische factuur versturen. Een pdf in een e-mail volstaat niet meer. Het Peppol-netwerk is daarbij de standaard. Intussen zijn we enkele maanden verder en zien we bij onze klanten wat vlot loopt en waar het nog wringt.
Wat Peppol precies doet
Peppol is geen software, maar een netwerk. Jouw facturatiepakket stuurt een factuur in een vast formaat via een erkend toegangspunt naar het toegangspunt van je klant. Daar komt de factuur rechtstreeks in zijn boekhouding terecht, zonder overtypen of scannen. Het principe wordt vaak vergeleken met e-mail: je hoeft niet bij dezelfde aanbieder te zitten om elkaar te bereiken.
De verplichting geldt voor facturen tussen Belgische ondernemingen. Facturen aan particulieren vallen er niet onder. Kleine ondernemingen onder de btw-vrijstellingsregeling hoeven zelf geen gestructureerde facturen uit te reiken, maar moeten ze wel kunnen ontvangen.
Wat we na enkele maanden vaststellen
De omschakeling zelf is bij de meeste ondernemers goed verlopen. De gangbare facturatie- en boekhoudpakketten zijn aangesloten op het netwerk, en de registratie als ontvanger is doorgaans een kwestie van minuten. Waar het nog misloopt, zijn vooral de details:
- Facturen die worden geweigerd omdat het ondernemingsnummer van de klant niet klopt of de klant nog niet geregistreerd is.
- Leveranciers die nog een pdf sturen en daardoor pas later in de boekhouding verschijnen.
- Onduidelijkheid over wat je doet met een inkomende factuur die niet in je pakket terechtkomt.
Meestal volstaat een korte controle van je klantenbestand en een duidelijke afspraak met je leveranciers om die problemen op te lossen.
Voordelen die je nu al merkt
Wie de stap zet, wint meer dan alleen het naleven van een verplichting. Inkomende facturen staan sneller en zonder tikfouten in de boekhouding. Betalingstermijnen worden korter omdat je factuur meteen bij de juiste persoon belandt. En je accountant beschikt over actuele cijfers, waardoor advies niet langer achterloopt op de werkelijkheid. Voor de kosten van facturatiesoftware voorzag de overheid bovendien tijdelijk een verhoogde kostenaftrek voor kleine ondernemingen en zelfstandigen.
Wat er nog komt
De e-factuur is een eerste stap. De overheid plant op termijn ook een systeem van e-reporting, waarbij factuurgegevens quasi in realtime aan de administratie worden gemeld. Wie vandaag al digitaal factureert, zal die overgang nauwelijks voelen.
Twijfel je of jouw facturatie helemaal in orde is, of werk je nog met een pakket dat niet op Peppol is aangesloten? Wij bekijken samen met jou welke oplossing bij je zaak past en zorgen dat je boekhouding er naadloos op aansluit.